Cuando se diseña un programa es necesario dictar disposiciones para la construcción, mantenimiento y uso de un sistema de información, uno de los elementos fundamentales de todo buen sistema de seguimiento. Entre los medios más comunes para diseñar un sistema de información están los enfoques detallado y de procesos.
Para el enfoque detallado, el equipo de planificación y evaluación previa formula planes minuciosos de trabajo antes de la ejecución del programa. En esos planes se especifican los objetivos del sistema, los datos que se precisan, los estudios que han de emprenderse y las necesidades de personal y presupuestarias.
Este enfoque no da al personal de seguimiento la flexibilidad suficiente para responder a necesidades inesperadas de información, que pueden presentarse durante la ejecución. Estos imprevistos surgen con frecuencia debido a que no se pueden prever todas las eventualidades. Los expertos preparan el plan detallado partiendo del supuesto de que todo lo relacionado con el programa, incluidos los riesgos y las dificultades, se llevará adelante como se había previsto. Y no siempre ocurre así. Además, este enfoque ofrece al personal del proyecto poca o ninguna aportación directa en la formulación del sistema de información y seguimiento. Los gestores no se identifican con esos sistemas, pues a menudo no responden a sus necesidades de gestión diarias, y los consideran como distintos de sus preocupaciones de gestión. Muy a menudo da lugar a un uso deficiente de esos sistemas.
El enfoque de procesos, por el contrario, asume un punto de vista evolutivo de las necesidades de información, de herramientas para su obtención y del sistema de autoevaluación. No se especifican planes y programas de trabajo: simplemente se esbozan. Las actividades específicas son determinadas a medida que van siendo necesarias. El enfoque de procesos hace que el sistema de seguimiento sea un instrumento eficaz para los gestores. Les permite utilizar sus recursos para recopilar y analizar datos sobre los temas y problemas que ellos consideran importantes para la ejecución y gestión diaria del programa.
Complementación del enfoque detallado con el enfoque por procesos del sistema de seguimiento
La experiencia indica que el éxito del enfoque de procesos depende en gran medida de la iniciativa y la capacidad del personal de seguimiento. Este es el principal problema que se plantea con ese enfoque, ya que los programas de desarrollo se ubican en zonas que se enfrentan a la escasez de personal cualificado y con experiencia. Es difícil contratar profesionales locales con las aptitudes e iniciativa necesarias, y es complicado conservarlos en una función de seguimiento.
En estos casos, el enfoque detallado puede resultar más práctico, pero es importante estar abierto a la flexibilidad que da el enfoque de procesos y combinar ambos enfoques cuando se vea posible. De esta forma, en la etapa de evaluación previa puede detallarse un diseño amplio para el sistema, y durante la ejecución actuar con un grado considerable de flexibilidad que permita reaccionar ante nuevos problemas y oportunidades. Se puede dar cabida así a las necesidades de seguimiento a medida que se vaya desarrollando el programa.
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