El contenido del seguimiento de un programa ha de estar centrado en su aplicación y gestión. Ha de ir comprobando el cumplimiento de la programación prevista, que los resultados son aceptables y que lo que se previó era lo más adecuado.
Contenido de seguimiento en la etapa de ejecución
Sin embargo, el estar centrado en este aspecto que conecta la lógica de intervención del programa con los resultados que se van obteniendo, le obliga a ir analizando estos resultados y volver sobre la lógica de intervención para analizar las causas de lo que pueda no estar funcionando. Esto supone un continuo aprendizaje que resulta de la puesta en práctica de lo que en un principio se conocía solamente en un plano teórico.
Aspectos concretos que son analizados de la aplicación del programa son la eficiencia y la eficacia, comprobando el logro sobre la marcha de unos niveles aceptables de ambos aspectos. Este examen es más riguroso en la evaluación intermedia, aunque las conclusiones finales sobre la eficiencia y eficacia del programa no se podrán dar hasta la etapa de terminación donde contaremos con la evaluación final.
Para el seguimiento de la aplicación y gestión, el seguimiento cuenta con dos contenidos fundamentales: la información física y financiera y las relaciones con los beneficiarios.
Seguimiento físico y financiero
El seguimiento coordinado de la información física y financiera es esencial para la ejecución y operación eficiente de todo programa. Esta parte del sistema de información y su uso debe reconocerse como la base para el desarrollo de la función completa del seguimiento.
Los datos físicos y financieros deben consistir principalmente en cantidades directas físicas y financieras para cada actividad. Los indicadores representativos apenas tienen lugar en este aspecto del seguimiento, aunque los porcentajes pueden ser útiles, en particular en lo que se refiere a fondos asignados de hecho gastados comparados con los totales presupuestados.
Ambos datos –físicos y financieros– han de estar relacionados, para asegurar el logro de los objetivos a costos reales aceptables.
Seguimiento del contacto con el beneficiario
Este seguimiento es la clave para que el seguimiento global del programa resulte un éxito. El seguimiento físico y financiero mide en general la provisión y suministro de servicios e insumos del programa. Pero los gestores de programas también necesitan saber si están aceptándose los servicios y cómo están integrándose en la zona de aplicación y en los diferentes sectores de población.
A medida que se va ejecutando un programa, las percepciones de sus futuros beneficiarios conducen a una creciente demanda de sus servicios o bien a que se vean fuera de propósito. Si los beneficiarios tienen incentivos diferentes de los que sustentan el programa, importa poco cuáles son los más sensatos desde el punto de vista financiero.
En el personal de seguimiento recae la responsabilidad primaria de iniciar y mantener contactos con los beneficiarios y de mantener bien organizados los registros del programa. Este personal también coteja y resume los datos derivados del seguimiento físico y financiero y más tarde integra esos datos a la información acerca de las reacciones de los beneficiarios.
En ambos seguimientos la elección de indicadores apropiados que se van a medir es crucial para establecer un seguimiento eficaz de las realizaciones del programa y las reacciones de los beneficiarios. Indicadores impropios pueden predestinar el fracaso a un sistema de información. Además, el fracaso se ratifica cuando los administradores eligen todos los indicadores que se les ocurren o aparecen en las listas de varios principios guía. A medida que se alarga la lista así también sucede con el número de indicadores impropios.
