Los evaluadores entienden el valor de las actividades de evaluación en los niveles locales y rurales, y por ello es necesario el seguimiento. Las actividades de seguimiento son de trascendental importancia para el control de cualquier programa por parte del personal responsable de su ejecución. Cuenta con dos instrumentos característicos principales: el sistema de información y la autoevaluación o evaluación continua sobre la marcha. La base a través de la cual se realiza el seguimiento son típicamente los proyectos.
El sistema de seguimiento ha de quedar definido en la etapa de diseño. La evaluación previa ha debido de asegurar las disposiciones para la construcción, mantenimiento y uso de un sistema de información y un mecanismo de autoevaluación, y poner así las bases para el correcto funcionamiento del equipo de seguimiento. Se aborda aquí el diseño del sistema de seguimiento dando unas pautas generales, los diseños precisos para la creación de sistemas de información y autoevaluación pueden diferir de un programa a otro según los objetivos, la índole y el ambiente del programa. No es posible dar un enfoque detallado estandarizado para cualquier programa.
Las características de integración, participación y aprendizaje iniciados en la etapa de diseño tienen su continuidad en la etapa de ejecución a través del sistema de seguimiento. Dicho sistema ha de ser flexible, de modo que una vez detallado en la etapa de evaluación previa puede ser modificado durante la ejecución y poder reaccionar así ante nuevos problemas y oportunidades. Aunque las rectificaciones en la etapa de ejecución son más difíciles que en a etapa de diseño, el concepto operativo central es el de aprender sobre la marcha, y para ello es indispensable la capacidad de observar el funcionamiento del programa. No obstante se puede puntualizar aquello que consideramos debe caracterizar a todo buen sistema de seguimiento.
La Integración
La integración sigue la misma dinámica indicada para la etapa de diseño y la evaluación previa. Simplemente recalcar el papel de esta integración entre el seguimiento y la evaluación intermedia que se realizan en esta etapa de ejecución del programa. Esta evaluación, como la final, tiene como base al sistema de seguimiento del que toma parte de la información que necesita. La mayor profundidad de análisis de los ejercicios de evaluación puede detectar la necesidad de modificar algunos aspectos del sistema de seguimiento. En tal caso, estas necesidades se concretan a modo de recomendaciones. Así se produce la integración mutua entre el sistema de seguimiento y los ejercicios especiales de evaluación.
La Participación
La participación tiene su papel –al igual que en la etapa de diseño aunque con los matices propios de esta nueva etapa de ejecución– en el sistema de información, en la autoevaluación y aprendizaje y en la dinamización de la población. El proceso de participación permite realizar el seguimiento de los proyectos llevados a cabo, que no pueden ser bien evaluados si no han sido seguidos a lo largo de su ciclo de vida.
La Participación como fuente de información
La participación local constituye una fuente de información fundamental para la continua mejora del programa y de su sistema de seguimiento. La participación de la población en el seguimiento ha de quedar reflejada en el sistema de información. A través de ésta supone una fuente de aprendizaje de dónde se extraen las recomendaciones y conclusiones que pueden ser contrastadas con otros datos que también vayan llegando del sistema de información.
Es fundamental el seguimiento de los beneficiarios de la intervención como medio de hacerse una idea completa de los proyectos en los que se basa nuestro seguimiento. Para mantenerse informado de las actitudes de los beneficiarios y de la marcha de los proyectos es necesario:
- Mantener registros (como los vistos en la recogida de información) con respecto a cada participante y analizar éstos de manera periódica para seguir la penetración del servicio y el establecimiento de una clientela.
- Establecer un calendario regular de visitas para analizar las reacciones de los beneficiarios
- Aprovechar el proceso de participación de la evaluación intermedia.
La Participación como fuente de aprendizaje
La autoevaluación supone la principal herramienta de aprendizaje en el seguimiento. En la medida de lo posible, ha de hacerse con la participación de otros agentes representativos de la sociedad local, buscando fomentar la participación de un número creciente de agentes locales. El número, la diversidad y la representatividad de las personas que participan en la autoevaluación, por una parte, y el nivel de profundización del análisis por otra, son los dos principales factores de fiabilidad de los resultados obtenidos del aprendizaje durante la etapa de ejecución.
La Participación como fuente de dinamización
Además, en la etapa de ejecución de los programas es esencial informar y sensibilizar a la población dando a conocer las iniciativas que se desarrollen, sus posibilidades y crear una imagen comarcal de desarrollo.
Es necesaria la dinamización tanto de los responsables políticos como de los técnicos con responsabilidad en el proceso de desarrollo. Estos agentes son esenciales para el buen funcionamiento del proceso y en muchos casos existen deficiencias por no saber hacer partícipe a los distintos agentes o no implicarse de forma directa.
Otros aspectos interesantes a resaltar para mejorar el éxito participativo en la ejecución de los programas de desarrollo son:
- La realización de proyectos colectivos.
- La identidad territorial o cultural.
- Constitución de los grupos de desarrollo.
- Transparencia en el funcionamiento.
El Aprendizaje
La autoevaluación es la pieza clave para el aprendizaje durante la etapa de ejecución. A través de ella, el modelo diseñado impulsa un continuo aprendizaje por parte del equipo planificador y evaluador y por parte de la población local convirtiendo el desarrollo en un proceso continuo que se pone en marcha desde el inicio del programa.
Es necesario un proceso sistemático de evaluación por parte del personal encargado del seguimiento centrado en los logros y emprendido con arreglo a los indicadores de seguimiento y criterios del éxito definidos en la evaluación previa. La autoevaluación se basa en la vigilancia sistemática de esos indicadores y en un examen oficial periódico a diferentes niveles de reflexión: a nivel de los proyectos, medidas, ejes y programa en su conjunto.
Es conveniente facilitar en este proceso un apoyo que pueda proporcionar a los gestores del programa, directivas metodológicas y observaciones sobre las valoraciones internas, y aumentar así el valor de los informes que se han de presentar periódicamente.
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