La concepción de las actividades de seguimiento y evaluación (S&E) como un proceso sistemático de aprendizaje que activa un ciclo de retroalimentación es el medio para para la construcción de capacidades locales y la creación de un capital que genere un verdadero desarrollo.
Como hemos visto, el mecanismo de participación activa un proceso de aprendizaje sobre la marcha entre todos los participantes, población local y expertos. Pero el aprendizaje que se propone no es un simple aprendizaje pasivo —como si se tratara de una ósmosis— sino un aprendizaje activo. Además del aprendizaje que genera la participación hay que encauzar y fomentar el aprendizaje mediante una adecuada gestión del conocimiento e innovación donde deberá indicarse cómo se “destilará” y se transmitirá la experiencia adquirida.
Esta gestión ha de derivar en el mejor aprovechamiento de los resultados obtenidos para la identificación de las mejores prácticas y lecciones más interesantes y guiar así el futuro del programa y las futuras programaciones.
El aprendizaje activo dentro del modelo se genera mediante dos ciclos que se han de gestionar adecuadamente. Un ciclo continuo dentro del sistema de seguimiento y otro —puntual y más profundo— dentro del sistema de evaluación. Los ejercicios especiales de evaluación suponen ejercicios especiales de aprendizaje con mayores medios y mayor profundidad en el análisis.
Ciclos de gestión del conocimiento en el modelo de S&E
Generación de conocimiento
Davenport, DeLong y Beers (1998) definieron el conocimiento como “la información combinada con experiencia, contexto, interpretación y reflexión”. Nuestra propuesta es que la generación del conocimiento se base en estos cuatro elementos del conocimiento definidos por Davenport:
- Experiencia: Conocimiento que se adquiere mediante la práctica. Es aportado por la población en cuanto a conocimiento del contexto y por los profesionales en cuanto a la aplicación de técnicas de S&E. Es importante garantizar ─mediante la selección de líderes en el proceso de participación y mediante la selección de los equipos profesionales que han de realizar el S&E─ la presencia de la necesaria experiencia por ambas partes.
- Contexto: Unión de informaciones que se entrelazan y son dependientes entre sí. Cualquier información del programa se complementa con toda la información relativa al entorno o los factores que afectan a esa información. Una contextualización adecuada requiere de información precisa en determinados momentos, para lo que se ha de disponer de un sistema de información apropiado que permita el acceso a la información rápido y eficaz.
- Interpretación: Explicación adecuada de la información. Una adecuada interpretación requiere unas normas explícitas sobre la codificación, el sentido y el alcance de los términos empleados. Además, estas normas deben ser utilizadas y entendidas por todos, lo que supone que debe de realizarse una formación adecuada en este aspecto.
- Reflexión: Considerar detenidamente la información y todo su contexto. Se trata de la última etapa de tratamiento de la información que culmina con el aprendizaje y la toma de decisiones y acciones.
Por otro lado, Kerzner (2001) propone hasta cuatro fuentes de generación de conocimientos: la transferencia de conocimiento, la formación, la experiencia adquirida en el trabajo y una cuarta denominada como la identificación de las mejores prácticas (benchmarking) y mejora continua. En el caso de los trabajos de S&E conviene añadir una quinta que es la observación atenta y directa de la realidad, que en Kerzner estaría incluida en la experiencia adquirida en el trabajo. Tendríamos así cinco fuentes:
- Transferencia de conocimiento: el conocimiento generado ha de difundirse entrando en el ciclo de retroalimentación del S&E para la generación de nuevos conocimientos.
- Formación: la formación ha de ser considerada como una de las inversiones más importantes de cara al desarrollo.
- Experiencia adquirida en el trabajo: pieza clave para generación de nuevos conocimientos a través de la aplicación práctica de los nuevos conocimientos que se van generando.
- Benchmarking y mejora continua: principal punto de atención de las actividades de gestión del conocimiento.
- Observación atenta: generación de conocimiento directa sobre el terreno.
Gestión del conocimiento
La experiencia en trabajos de evaluación pone de manifiesto la importancia de la diseminación y transferencia del conocimiento adquirido en las actividades que han dado buenos resultados. En el momento actual existe un creciente convencimiento de que el conocimiento constituye un activo cada vez más importante. No es de extrañar que haya un progresivo interés por su gestión que en la práctica no resulta nada fácil.
Para poder gestionar el conocimiento es necesario hacerlo visible, explícito en la medida de lo posible. Podemos considerar que el conocimiento en el desarrollo de un programa tiene tres fuentes: los conocimientos y saber hacer de los implicados —población y expertos—, toda la información que proporciona el entorno y por último, el conocimiento estructural que se encuentra ya explicitado dentro del engranaje que constituyen el programa y su S&E (conocimiento generado).
El arte de la gestión del conocimiento reside fundamentalmente en convertir, tanto como sea posible, los dos primeros tipos en el tercero que es, en definitiva, el conocimiento útil dentro del sistema. Un conocimiento que posibilita el acceso y la recuperación del mismo y facilita su desarrollo y utilización.
Generación y gestión del conocimiento en el modelo de S&E
La generación de conocimiento útil constituye la base para convertir el aprendizaje individual —de cada persona implicada— y grupal —de cada uno de los equipos— en aprendizaje de todos. Se trata de la construcción de una comunidad, una cultura y un lenguaje con un enfoque común, unos objetivos compartidos poniendo el énfasis en la creación de significado local. El programa no tiene sentido sin este tipo de significado.
La documentación es un paso esencial en este proceso. Confiere al conocimiento un cierto grado de permanencia que evita que éste solo exista en la mente de las personas o en el entorno. Su objeto es hacer el conocimiento explícito, fácil de entender y accesible a todos los que lo necesitan. Para ello, al conocimiento hay que darle una estructura, un formato en el que se pueda almacenar, compartir, combinar de formas muy diversas. La principal dificultad de este proceso es evitar la pérdida de propiedades distintivas que conviertan el conocimiento en información poco relevante o en simples datos.
Para gestionar el conocimiento de manera eficaz y eficiente, primero hay que identificar el conocimiento útil en cada programa y en cada circunstancia, para luego difundirlo y favorecer su utilización. Estos tres pasos —identificación, difusión y uso— constituyen la base para la gestión del conocimiento en un sistema de S&E. La difusión ha de conllevar una socialización del conocimiento que ha de poder difundirse entre las diversas personas que lo pueden necesitar. El uso ha de suponer una previa detección de las oportunidades que dé el conocimiento para darle la mejor utilidad posible.
El modelo supone la incorporación de métodos para asegurar la adecuada interpretación de la información, la disponibilidad de un sistema eficaz para su contextualización y la presencia de la experiencia necesaria. En estas condiciones, la utilización sistemática de un proceso definido y estructurado de reflexión, garantiza el aprendizaje en el S&E.
Uno de los objetivos finales de la gestión del conocimiento propuesta está en la construcción de capacidades de S&E local. El fortalecimiento de la capacidad de evaluación asegura que se disponga de datos sobre evaluación y el éxito del sistema de S&E, ya que éste no puede imponerse efectivamente en donde no se desea su puesta en práctica. El fortalecimiento de la capacidad de evaluación es una tarea larga y compleja que exige un compromiso importante y sostenido por parte de todos los implicados.
