En los procesos de evaluación de proyectos, programas o políticas existen diversas técnicas y herramientas que pueden ser aplicadas según los enfoques con los que sean abordadas. Con el transcurso del tiempo, dentro de los procesos evaluativos, se ha incrementado la necesidad de involucrar de forma más activa y representativa a los agentes involucrados de tal forma que los resultados de la evaluación sean más cercanos a las necesidades locales y se mejoren los procesos de toma de decisiones.

Dentro de los principales beneficios que se obtiene al involucrar a los agentes se encuentran: mejoras más reales a los programas; mutuo aprendizaje; integración de conocimientos locales; reducción de sesgos. Además, para el grupo de agentes, se otorga una mayor oportunidad de contribuir con el programa o proyecto; mejora las líneas de comunicación con los dirigentes y le otorga un mayor acceso a los procesos de toma de decisiones, creando procesos dinámicos de aprendizaje e innovación.

Es por esta razón, que esta guía presenta una estrategia muy básica de 5 principales pasos para ser tomados en consideración al momento de involucrar a los agentes implicados en la evaluación. Además, se exponen 3 herramientas de aplicación básicas que pueden ser adaptadas a los diferentes proyectos o programas, según las necesidades de cada uno. La guía busca ser un modelo para la orientación de las actividades de evaluación, incrementando el valor y utilidad de sus resultados, porque es de vital importancia permitirles ser parte de este proceso constructivo de evaluación.

Objetivos

Proporcionar a los evaluadores una guía para el proceso de participación de los agentes implicados, que son aquellos que tienen una participación o interés en el programa, la política, o la iniciativa a ser evaluada.

Estrategia

La estrategia reúne 5 pasos básicos y continuos que permitirán un desarrollo más adecuado de los procesos participativos. A continuación se van a presentar cada una de las 5 reglas.

 

1. Preparación

Tienes que conocer todo el plan, programa o iniciativa:

¿Para qué?

Si quieres participación activa de tus agentes implicados más importantes, necesitas comprender todo el programa así tendrás un panorama amplio del ¿cómo, por qué, cuándo y dónde? de los resultados del programa.

Tienes que contestar estas preguntas:

•  ¿Por qué el programa existe?
•  ¿Cuáles son los recursos monetarios asignados al programa o iniciativa?
•  ¿Cuáles eran los objetivos y resultados esperados a corto y largo plazo?
•  ¿Cuáles fueron las actividades realizadas para alcanzar las metas?
•  ¿Qué resultados del programa o iniciativa se lograron?
•  ¿Quiénes son los agentes implicados externos e internos al programa que afectaron o influyen en el diseño e implementación del programa?

Ahora, ¿Cómo harás esto?

•  Busca información sobre el programa o iniciativa de subvención documentos, informes de mesa, artículos de investigación (por ejemplo, el modelo lógico del programa)
•  Si no existen tales documentos, hablar con dos o tres personas que tienen alguna responsabilidad, experiencia o conocimientos históricos dentro del programa o iniciativa.
•  Lleva un registro sistemático de los conocidos o referentes con su respectivo grado de afiliación con el programa. Este archivo es muy valioso, así se aprovechan las relaciones y conexiones entre la gente que se está conociendo para el momento de la evaluación

Recopila características de los agentes implicados bien sean individuales, grupales o de la organización, datos como áreas de experiencia, ubicación geográfica y profesional afiliaciones dentro de su red. Esta información permitirá determinar si sus actores representan experiencias particulares, perspectivas o si es el financista

Recuerda construir relaciones de afecto con los agentes implicados es una excelente inversión de tiempo y energía. Mientras más larga sea la que se tiene, más opciones tendrás de incluir un conjunto diverso de puntos de vista y experiencias en la evaluación.

Y cuantas más perspectivas se llegan a considerar, más robusta e inclusivas son sus preguntas resultantes.

 

2. Identificación 

El equipo evaluador debe tener claro el por qué se necesita involucrar a los agentes implicados en el proyecto. A continuación en la siguiente tabla se presentan los principales beneficios que le trae tanto a los agentes involucrados como al equipo evaluador, la participación de los agentes en el proceso de evaluación.

Tabla 1 Beneficios de los procesos participativos

Se debe establecer una lista de los principales agentes involucrados, enlistar aquellos que hayan sido incluidos en el programa, aquellos que tienen poder de decisión en el programa y aquellos que han sido afectados por el programa sin haber sido contemplados. Para la realización de esta tarea, se puede guiar con las siguientes preguntas:

•  ¿Quién es responsable del proyecto o una política más amplia?
•  ¿Qué personas o grupos tienen una participación o un interés en el tema?
•  ¿Quién es influyente en el campo de la política?
•  ¿Quién toma las decisiones?
•  ¿Quién puede influir en las decisiones?
•  ¿Quiénes potencialmente se verán afectados por los resultados?
•  ¿Quién va a aportar recursos?
•  ¿Quién puede detener el proyecto?
•  ¿Quién está excluido y no siempre se han considerado?

Se debe considerar que los diversos agentes tendrán diferentes niveles de participación en el proceso evaluativo, por lo que se debe considerar los principales niveles de participación que se encuentran detallados en la siguiente figura.

 

Figura 1.- Niveles de participación

Para realizar el análisis respectivo del nivel de participación de los agentes implicados, se debe entender propiamente su relación con el programa y tener en consideración su interés e influencia en el programa. Para esto, se puede utilizar la siguiente matriz (Figura 2) que permite ubicar los diferentes niveles de influencia versus los niveles de interés, ubicando de esta forma la participación que se debe considerar para el proceso de evaluación.

El análisis puede apoyarse en las siguientes preguntas básicas:

•  ¿Qué participación o interés tiene el de los interesados en la política, proyecto o servicio?
•  ¿Cómo va a la parte interesada verse afectado por la política o proyecto?
•  ¿Qué influencia tiene las partes interesadas en relación con la política, proyecto o servicio?

 

Figura 2.- Matriz de análisis de nivel de participación de agentes implicados

3. Quiénes son prioritarios

Recuerda que tienes que hacer una lista de aquellos agentes que son prioritarios en tu proceso de evaluación, no todos van a tener el mismo grado de implicación en el proyecto, por lo que a medida que conoces a estos agentes puedes distinguir aquellos que harán más falta en tu proceso de evaluación.

Todos tendrán puntos de vista diferentes por lo que es necesario discernir cuales son los que aportar material para el proyecto y cuáles no.

•  Anota todos los puntos de vista de los diferentes agentes implicados, y luego de ello determina ¿qué tan importante es incluir sus puntos de vista?
•  Si no estás seguro de cuales son aquellos que deben ir de primero, busca a un personaje que observe el objetivo del proyecto desde otro punto de vista, no te preocupes, siempre hay alguien que lo observa desde otra perspectiva y ese te ayudará a ver el proyecto con otras gafas.
•  Y recuerda NO divulgar tu lista de agentes implicados prioritarios, esto puede generar problemas entre los participantes de las evaluaciones.

 

 

Figura 3: Esquema de relación de las contribuciones de los agentes implicados en los procesos de formulación de preguntas de evaluación y hallazgos en las respuestas

4. Busca sus motivaciones

Ahora que tienes a los agentes implicados identificados y elaboraste tu lista de quienes son prioritarios, tienes que pensar e investigar las razones ¿por las qué los agentes implicados estarían motivados a participar en el proceso de evaluación?

Las razones pueden ser:

•  Quieren ver que el programa sea exitoso porque desean ver cambios en su comunidad, por esta razón algunos se ven motivados a que el proceso de evaluación se realice con éxito. Consideran el proceso de evaluación como un compromiso y responsabilidad con la comunidad.
•  Visión de desarrollo, algunos observan la evaluación como un proceso más que hay que transitar para lograr el desarrollo.
•  Prestigio dentro de su campo de trabajo, se sienten motivados al recibir algunos reconocimientos dentro de su trabajo, grupo de acción local que los hace sentir importantes.
•  Aprendizaje y red de contactos (“networking”)., muchos agentes implicados utilizan una oportunidad de evaluación de proyecto para conectarse con otras personas, empresarios, voluntarios, líderes locales que les permite obtener conocimientos y beneficios.

Recuerda en el momento de hablar con ellos identificar cuáles son sus motivaciones y los beneficios que los participantes obtendrán por participar en la evaluación, en ocasiones puede ser dinero y este factor se dará si hay un presupuesto que permita contemplar ese gasto, conocimiento en temas de evaluación o ampliar su red de contactos.

5. Selecciona una estrategia

El último paso es seleccionar una estrategia para poder comprometer a estos evaluadores a que sean colaboradores en el proceso de evaluación.

Aquí sugerimos uno criterios a considerar antes de seleccionar la estrategia

Factor a considerar	Estrategia
Tiempo	Considera cuanto tiempo tienes para realizar la evaluación, ya que de este dato dependerá cuanto tiempo puedes invertir en comprometer a los agentes implicados.
Presupuesto	Considera cuanto del presupuesto asignado para la evaluación podrá ser incluido en esta fase de la metodología de evaluación. Se tienen que considerar costos de movilización, alquiler de salones, materiales, honorarios profesionales y herramientas web para encuestas y análisis de respuesta.
Localización geográfica	Es importante mantener a los agentes implicados en un mismo espacio físico al momento de evaluar el programa. Al estar en mismo espacio físico permite generar agentes implicados. Sin embargo, todo dependerá del presupuesto, las limitaciones de tiempo, lugar de residencia, si esto no es posible una herramienta de participación virtual también se puede implementar.
Cómo se relacionan los agentes implicados	Como ya conocemos la relación entre los agentes implicados, clasifíquelos y elabore dinámicas para que los agentes se conozcan y el proceso de evaluación sea enriquecedor. Por otro lado, si el grupo se conoce entre sí, usted puede optar por una estrategia que se construya a partir de sus experiencias en conjunto.
Grado de complejidad del programa	Si el programa o iniciativa que se está evaluando es complejo (de varias fases), puede que se tenga que proporcionar materiales que permitan a los participantes una comprensión completa del programa. Y, cuanto más complejo sea el programa o iniciativa, probablemente se necesite más tiempo para asegurar que la mayoría entienda los que se está evaluando y alcanzar un consenso sobre hacia dónde enfocar la evaluación.
Experiencia previa en evaluación	Es importante conocer si los agentes involucrados han participado anteriormente en los procesos de evaluación y si han sido partes activas del proceso. Tienen poca o ninguna experiencia con la evaluación, considere guiarlos en el proceso, un poco de material de fondo, incluyendo un resumen de la evaluación como parte de su estrategia de compromiso. Realiza una tabla de evaluación en donde consideres la frecuencia a la que tu agente implicado ha participado en un proceso de evaluación. Figura 4: Escala de frecuencia de participación en las evaluaciones por parte de los agentes implicado

Post elaborado por: Liseth Barriga, Carolina de la Torre y Gabriela Mójer.