Un sistema de seguimiento y evaluación (S&E) completo ha de cubrir las necesidades de S&E a lo largo de toda la vida de un programa de desarrollo, desde los primeros preparativos hasta que finaliza. Para ello se debería contar con la realización de una evaluación previa, la activación de un sistema de seguimiento y la elaboración de ejercicios especiales de evaluación.
Desarrollo de un sistema completo de seguimiento y evaluación en cada una de sus etapas
Un elemento esencial del modelo es la interacción de todos sus elementos, que se presentan como un sistema en el que las influencias se producen en todos los sentidos y en cada una de las etapas. En la figura que representa el desarrollo de un sistema completo de S&E en cada una de sus etapas, estos elementos se organizan en cuatro niveles que de abajo arriba son: desarrollo generado (en color rojo), el contexto socioeconómico (marrón), el programa aplicado (azul) y el S&E sobre el programa (verde).
Las características de integración y participación se representan verticalmente en cada etapa (flechas de ida y vuelta verticales). Su continuidad a lo largo de todas las etapas se representa horizontalmente (flechas horizontales). El aprendizaje es representado de manera cíclica en cada una de las etapas del programa con ciclos que cubren los cuatro niveles del esquema.
La mayor profundidad de análisis de los ejercicios de evaluación (intermedia y final) respecto al seguimiento trae como consecuencia una mayor profundidad en el aprendizaje. En el esquema esta idea se representa con una mayor longitud del ciclo de aprendizaje en los ejercicios de evaluación. En efecto, se trata de dos ocasiones en las que hacer una profunda reflexión sobre el desarrollo que se está generando. Especial relieve adquiere el ciclo final de aprendizaje (con vuelta a la etapa de diseño) donde los resultados de todo el proceso han de servir al aprendizaje de futuras programaciones.
Un sistema de S&E que acompaña a un programa de desarrollo puede contribuir así a la creación del capital social necesario para complementar los recursos humanos y físicos del contexto socio-económico en el que nos encontremos. Esto presupone la construcción de una capacidad de evaluación local que forme parte de ese capital social. Sobre la base de que el desarrollo no se basa en la sola satisfacción de las necesidades de un territorio sino que ha de buscar la construcción de capacidades locales y el fortalecimiento institucional.
Etapas del modelo
En la etapa de diseño además de planificar la intervención se procede a diseñar su S&E. Un análisis minucioso de las necesidades locales y su articulación con las distintas percepciones y demandas, lleva al diseño del programa y de su sistema de S&E. Durante esta etapa se realiza la evaluación previa para preparar los programas, asegurar su viabilidad y facilitar su aplicación.
La etapa de iniciación y la entrada en la etapa de ejecución supone la activación de un dispositivo de seguimiento. Desde el primer momento se empieza a aplicar el enfoque por objetivos de modo que se parta de una idea clara de cuales son las pretensiones del sistema de S&E que se empieza a implementar.
En la etapa de ejecución, programa y sistema de S&E van de la mano y se retroalimentan de continuo de forma que un enfoque de procesos resulta necesario para incorporar la nueva experiencia que vaya surgiendo: se trata de ir adaptando con agilidad el sistema de S&E a las nuevas circunstancias que se vayan dando.
Una primera ocasión especial para profundizar en el aprendizaje y reorientación de las actividades puede presentarse con el primer ejercicio especial de evaluación: la evaluación intermedia a mitad de la ejecución (si es que este se realiza). Estos ejercicios suponen el empleo de un número elevado de medios humanos y materiales que posibilitan profundizar en el análisis y hacer una seria reflexión sobre la situación que está viviendo el programa. Esta mayor profundidad en el análisis supone una mayor profundidad en el aprendizaje. Esta circunstancia viene representada en el esquema por un alargamiento del ciclo de aprendizaje (con respecto al ciclo del seguimiento) hacia arriba, si hablamos del aprendizaje del equipo evaluador, o hacia abajo si nos fijamos en la población afectada por el programa.
En la etapa de terminación, el programa concluye con una serie de resultados que son recogidos por la evaluación final. Se trata de una última reflexión en profundidad que ha de llevar a un serio aprendizaje.
Relación entre las distintas etapas
El modelo de S&E diseñado comienza en la etapa de diseño y las labores de evaluación previa y finaliza en la etapa de terminación del programa con la realización de la evaluación final. Por el camino se encuentran las labores de seguimiento y los trabajos de evaluación intermedia y final. Se trata de un modelo que sirve como instrumento para ser utilizado tanto por aquellos que preparan el encargo del seguimiento y evaluación como por los responsables de llevarla a cabo.
Este desarrollo en etapas es necesario para una explicación detallada pero en ningún caso se trata de ejercicios individuales, antes bien, la relación continuada entre ellas forma parte fundamental del sistema de S&E. Los elementos resultantes de cada procedimiento de S&E sirven de punto de partida y son incorporados a los ejercicios de S&E posteriores, en caso necesario y si están disponibles, ya que no siempre son realizados de la manera prevista.
Normalmente, el encadenamiento de sucesivas programaciones origina el encadenamiento de sucesivos ciclos de S&E que han de organizarse de manera eficiente para evitar la duplicación de trabajo. Es fundamental saber combinar los trabajos de S&E durante el programa con el uso de las conclusiones del S&E realizado en el periodo de programación anterior. La posible comparación en la programación de dos periodos consecutivos, hace posible el uso de recientes conclusiones del periodo anterior para juzgar la relevancia de las nuevas medidas propuestas.
Encadenamiento de sucesivos ciclos de evaluación en las sucesivas programaciones
La evaluación previa saca partido, en caso de existir, de los trabajos de evaluación precedentes. El diseño de toda política exige tanto definir con claridad el modelo al que se pretende llegar como analizar adecuadamente los resultados de políticas anteriores. La evaluación intermedia con su función de comprobar si los objetivos siguen siendo relevantes y se están alcanzando, se basa fundamentalmente en la información suministrada por el sistema de seguimiento pero también se sirve de la información que puedan suministrar los documentos del S&E del periodo de programación anterior —sobre todo en lo referente a las mismas áreas de intervención— y en la evaluación previa del mismo periodo.
La evaluación final, basada principalmente en los trabajos de S&E de su mismo periodo de programación, debe sacar conclusiones de la experiencia acumulada en periodos de programación anteriores para la mejora de los futuros programas.
Vemos así como la evaluación interna (autoevaluación del seguimiento) y la evaluación externa (ejercicios especiales de evaluación) no son excluyentes, sino que por el contrario la evaluación externa tiene su fundamento en la evaluación interna. Dicho de otra manera, el seguimiento supone un buen fundamento para los ejercicios especiales de evaluación.
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